Datenschutzhinweise

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen der Bestell-/Vertragsabwicklung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Datenschutz ist uns wichtig! Deshalb erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten immer nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Mit diesen Erläuterungen möchten wir unseren Informations- und Transparenzpflichten hinsichtlich der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nachkommen. Welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen konkret verarbeiten, ergibt sich aus der jeweiligen Geschäftsbeziehung.

Hinsichtlich der Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website sowie der auf dieser zur Verfügung gestellten Funktionen verweisen wir auf unsere gesonderte Datenschutzerklärung, abzurufen unter: Datenschutz

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

api GmbH
Robert-Koch-Str. 7-17
52499 Baesweiler

(im Folgenden: api),

Telefon: 0241 / 9170-0
Telefax: 0241 / 9170-600
E-Mail: [email protected]

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von api ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen des Datenschutzbeauftragten, beziehungsweise unter [email protected] erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

a. Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich direkt bei Ihnen. In der Regel stellen Sie uns diese Daten mit Ihrem Auftrag und/oder im Rahmen der Geschäftsbeziehung bereit. Dabei erfassen wir ausschließlich jene Daten, die für den jeweiligen Vertragszweck notwendig sind. Darüberhinausgehende Angaben sind freiwillig. In bestimmten Fällen kann es jedoch sein, dass wir personenbezogene Daten von Dritten erhalten (z. B. logistische Dienstleister, Hersteller etc.), soweit dies für die Durchführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (insbesondere Name, postalische Adresse, Kommunikationsdaten sowie Geburtsdaten). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Daten aus einem Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Daten für den Zahlungsverkehr), Werbe-, Kundenzufriedenheitsbefragungs- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z. B. Gesprächs- und Beratungsprotokolle), Daten über Ihre Nutzung von unseren angebotenen digitalen Produkten (z. B. Zeiten des Aufrufs und der Nutzung unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten von uns bzw. Einträge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Darüber hinaus können auch Daten ausfolgenden Kategorien, die im Laufe der Geschäftsbeziehung erhoben werden, genutzt werden:

• • Kundenstammdaten wie Name, Anschrift, Wohnort, Geburtsdaten
• Daten zur Rechnungsstellung (abweichende Rechnungsanschrift), Änderung Bankdaten zur Zahlungsabwicklung
• Vertrags-/Leistungsdaten (z. B. Bestellung, abweichende Lieferadresse)
• • Kommunikationsdaten zur Aufnahme und Aufrechterhaltung einer Vertragsbeziehung auf elektronischen Kommunikationswegen, z.B. E-Mail-Adresse, Telefon- und/oder Mobilfunknummer, Telefaxnummer
• • freiwillige Angaben zu speziellen Servicewünschen
• • Angaben zu Einwilligungen zu Werbung, Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Werbung und zum Erstellen von Profilen
• • Zugangsdaten und bereitgestellte Inhalte bei Nutzung des Kundenportals
• • anonyme oder pseudonymisierte Daten für eigene statistische Analysen und Marketingreports

Zum anderen verarbeiten wir ggf. auch personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Internet, weitere Medien etc.) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

b. Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer gesetzlicher Grundlagen (wie z. B. dem Telemediengesetz (TMG) im Bereich der elektronischen Kommunikation) für folgende Zwecke:

1) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) erfolgt zu folgenden Zwecken:

• • zur Verarbeitung von Angeboten und Bestellungen, insbesondere in Form von Projektanträgen
• • Abwicklung von Garantie- und Gewährleistungsfällen
• • zur Erbringung und Vermittlung von Zusatzangeboten (z.B. Newsletter-Bestellungen, Teilnahme an Gewinnspielen o.ä.), insbesondere zur Durchführung dieser Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge.

Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

2) im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:  

• • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache, inkl. Kundensegmentierungen und Berechnung von Kaufwahrscheinlichkeiten
• • Reporting an Hersteller/Lieferanten zur Prozessoptimierung, Übermittlung von Produktumsätzen
• • Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
• • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, auch der Hersteller
• • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. B. SCHUFA zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken und aktuellen Adressen)
• • Gewährleistung der IT-Sicherheit
• • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zu Abrechnungszwecken und/oder im Rahmen der Verwertung/Durchsetzung von Forderungen an Dritte z.B. im Rahmen einer Forderungsabtretung, eines Factorings und/oder im Rahmen des Inkasso- und/oder Debitorenmanagements zu übermitteln. Ihre Daten werden von den Dritten zum Zwecke der Realisierung bzw. Durchsetzung von Forderungen verarbeitet. Rechtsgrundlage für eine solche Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO; das berechtigte Interesse besteht in der Durchsetzung/Verwertung der Forderungen zu Gunsten des Verantwortlichen bzw. des Dritten.

3) aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten an Kooperationspartner) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, nutzen wir Ihre Daten auch für Vertriebs- und Marketinginformationen über unsere Produkte, die wir Ihnen über elektronische Kanäle (z. B. E-Mail, Telefon, Fax, SMS, Messenger usw.) zukommen lassen (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO, § 7 UWG).

Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

4) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Steuergesetze, UWG u. a.). Zu den Zwecken der Verarbeitung können unter anderem Betrugs- und Geldwäscheprävention gehören, ebenso wie die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Bewertung und Steuerung von Risiken sowie die Auskunftserteilung an Behörden.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

a. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der o. g. Zwecke, insbesondere unserer vertraglichen Pflichten, benötigen. Um unsere vertraglichen Leistungen zu erbringen, bedienen wir uns ggfls. mit der api GmbH verbundenen Unternehmen i. S. des §15 AktG sowie ausgewählter Dienstleister (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DS-GVO) und Erfüllungsgehilfen, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können und diese für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden. Dies sind Unternehmen z. B. in den Kategorien Lieferanten, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Factoring, Beratung, Vertrieb, Marketing und Kundenzufriedenheitsbefragungen sowie Hersteller. Sämtliche von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen werden vor Auftragsvergabe auf Ihre Datenschutzstandards überprüft und auf die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben verpflichtet. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder erlauben oder Sie eingewilligt haben. Diese Empfänger haben sich verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der DS-GVO einzuhalten.

b. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) kann bei der Erfassung von Kundendaten stattfinden. Wir nutzen Salesforce, es werden Daten an Salesforce Inc. übermittelt. Des Weiteren kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten bei einem Reporting an Hersteller/Lieferanten zur Prozessoptimierung, Übermittlung von Produktumsätzen sowie die Abwicklung von Gewährleistungs- und/oder Garantiefällen, soweit der Hersteller/Lieferanten seinen Sitz außerhalb des EWR hat. Die Übermittlung erfolgt insofern entweder auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DS-GVO, Ihrer ausdrücklichen, gesonderten Einwilligung oder der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DS-GVO.

c. Sofern der Kunde personenbezogene Daten Dritter übermittelt, verpflichtet er sich zur Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere aus Art. 5, 12 ff. DS-GVO.

4. Dauer der Speicherung

Ihre von Ihnen angegebenen Daten (Name, postalische Adresse, Mail-Adresse und Passwort) speichern wir, solange Sie eine etwaig erteilte Einwilligung widerrufen.

Schließlich unterliegen wir zusätzlich verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre.

Außerdem richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

5. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Begründung, Durchführung und gegebenenfalls Beendigung einer Geschäftsbeziehung bzw. eines Vertrages erforderlich sind. Bei Nichtangabe dieser personenbezogenen Daten werden wir den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages leider ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und nötigenfalls beenden müssen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.

7. Widerspruchsrecht

a. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO, das wir für Werbezwecke einsetzen.

b. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

c. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

d. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [email protected].

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und haben den Stand April 2024.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise zu ändern. Die jeweils aktuellen Datenschutzhinweise kann jederzeit auf der Website unter Datenschutzhinweise von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.